コラボレーション・ツールのサイボウズLive。組織を超えた情報共有を行うわけですから、単に登録しただけでは不十分です。今度は実際にグループを作って、情報共有するための環境を作っていきましょう。
20100905133131 / smashmedia
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ちなみにグループはいくつ作っても無料です。ただし、グループに参加できるのは、サイボウズLiveに登録しているユーザのみとなります。未登録の友達や同僚をグループに入れる場合は、その友人・同僚にまずサイボウズLiveにユーザ登録してもらう必要があります。とはいえ、招待メールを送る仕組みがあるので、何にも難しいことはありません。
以下、手順です。
①サイボウズLiveにログインする
②「グループを作る」をクリックする
③グループ情報を設定する
②「グループを作る」をクリックする
③グループ情報を設定する
グループ名 ：
グループの名前、ホーム画面に表示されます。
グループアイコン ：
グループ名と一緒に表示されるアイコン
≪詳細設定≫
招待権限 ：
だれがメンバーを誘えるかを設定します。
管理者のみとした場合は、この時点ではグループ作成者だけがメンバーを追加できます。
なお、グループ作成後は「設定」画面から管理者を追加・変更することができます。
メンバー数の上限 ：
グループのメンバー数上限を設定します。
2012年3月現在全て無料ですが、21名以上の場合は今後有料になる可能性があります。
なお、1グループあたりの最大人数は100名となっています。
グループ情報を設定したら「メンバー設定へ」をクリックします。
グループ情報を設定したら「メンバー設定へ」をクリックします。
なお、このとき「作成する」をクリックすると自分ひとりだけで使えるグループが出来上がります。
いろいろ試してみるなら、まずは自分ひとりだけのグループを作ることもオススメです。
④メンバーを設定する
いろいろ試してみるなら、まずは自分ひとりだけのグループを作ることもオススメです。
④メンバーを設定する
グループに参加するメンバーを招待します。
招待の方法は以下4つのいずれかとなります。
なお、グループ作成後も「メンバー名簿」から追加で招待することができます。
・メールアドレスの入力
参加メンバーのメールアドレスを入力します。
複数メンバーを招待する場合は、一行に1アドレスを記入していきます。
まだサイボウズLiveを使用していない人を招待したり、自分のサイボウズLive上のコネクションに入っていないユーザを招待する場合に利用します。
・コネクションから選択
すでにサイボウズLiveでグループに参加したことがある場合に利用できます。
コネクションとは、サイボウズLive上でのつながり、つまりサイボウズLive上で同じグループに入っていたことがある、またはメッセージのやり取りをしたことがある他のユーザとのつながりを表します。
このコネクションの中から招待するメンバーを選択していきます。
・Twitterのフォローから選択
自分のアカウントをTwitterと連携している場合に利用できます。
Twitterのフォロアーの中かあら、招待したいメンバーを選択できます。
・Facebookの友だちから選択
自分のアカウントをFacebookと連携している場合に利用できます。
Facebookの自分の友だちから、招待したいメンバーを選択できます。
メンバーを選択し終わったら「メッセージの入力へ」をクリックします。
⑤メッセージの入力
招待する際のメッセージを入力します。
招待される側にとってはいきなりメールなどで招待されることになるので、グループについての簡単な説明を書くようにしましょう。
なお、Facebookの場合は招待相手のウォールへの書き込まれ、メッセージの内容が公開されるので注意しましょう。
メッセージの入力が終わったら「内容確認へ」をクリックします。
⑥内容確認してグループ作成
最後に設定した内容を確認します。
修正が必要な場合は、「前へ」をクリックして修正します。
特に以下の2点は必ず確認しましょう。
・招待メンバー
・招待メッセージ
グループを作成すると同時に、招待するメンバーに自動的にメッセージが送られてしまいますので、招待メンバーは間違っていないか、メッセージに誤りはないか、などを確認します。
他の項目はグループ作成後でも修正ができるので、無理にこのタイミングで修正する必要はありません。
全ての確認が終わったら「作成」をクリックして完了です。
以上で、グループの作成は完了です。
なお、グループへ招待したメンバーは、それぞれがユーザ登録したり、承認したりすることで正式にグループに参加することになります。
