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そもそも会議とは ⇒ 組織の欠陥を補うもの
会議とは本来、何のために行うのでしょうか。仕事上のコミュニケーションの基本に立ち返れば報告・連絡・相談をするための場が会議です。しかしながら、報告・連絡・相談をするだけならば会議などしなくても日常的な業務の中で対応することができそうなものです。理想的にはそうでしょう。しかし会議は数多く行われています。なぜでしょうか。
理由はいたってシンプルです。日常的な業務で行われる報告・連絡・相談では、組織内での情報伝達・意思決定が十分にできていないからです。関係者に情報を伝えきれない、意思決定者に確認を取れない、関連する情報がクリアにならない、といった問題が日常的な報告・連絡・相談だけでは起きてしまうからです。言い方を変えれば、組織上のコミュニケーションの欠陥を補う機能が会議なのです。
会議＝組織の陥を補う機能、と見た場合、会議にフォーカスするだけで組織の問題が見えてきます。例えば、
・会議が長い ： コミュニケーションすべきポイントが明確になっていない
・会議が多い ： 伝わってない、共有できていない情報が多い
・会議出席者が多い ： 意思決定プロセスが不明、責任の所在が不明
・何度も同じ内容の会議 ： 実行力・解決力がない、
・結論が出ない ： 意思決定ができない
・会議中の発言が少ない or 批判のみ ： 縦割りになっている、保守主義になっている
といったことがあげられるでしょう。逆説的に言えば、成果を挙げている組織は不必要に会議は行わず、一つの会議も短い時間で結論に至り、具体的なアクションに集中できるようになっています。もちろん状況によって指摘すべき問題はありますが、会議の質が低ければ間違いなく組織の質は低い＝組織上の欠陥は多いのです。組織のコミュニケーションを補うはずが、会議自体の質が低いためにさらに組織の欠陥を拡大させている、という悪循環にも陥りかねないのです。
必要な会議のアプローチ ⇒ 会議のセオリー × 3つの”D”の使い分け
では、組織の欠陥を補う会議を機能させていくにはどういったアプローチが必要でしょうか。
<準備＞
・会議の目的、獲得目標を決める
・会議のグランドルールを決める
・議事内容（アジェンダ）を時間単位で決め、終了時間を決める
・議事内容をあらかじめ出席者/関係者に伝え、役割分担も決める
<実行>
・会議にはファシリテーターをおき、場のマスターとする（上司であろうがなんであろうが、ファシリテーターに従う）
・ファシリテーターが発散・収束・合意形成のステップをコントロールする
・参加者は議題に集中して議論する（本筋から外れる議論は、別の機会を設ける）
・会議終了時に会議の成果を確認し、次のアクションを確認する
<終了後>
・議事録を作成して関係者に共有する
といったあたりはセオリーでしょう。しかしながら、それでも会議がうまくいかないことは少なくありません。
そこで必要なことは会議の使い分けです。会議は大きく以下の3つに分けて、実施方法を調整していくことが必要なのです。
・ダイアログ（Daialog） ： 対話による共通認識
・ディスカッション（Discussion） ： 議論によるテーマの深堀り
・ディシジョン（Decision） ： しかるべき人物による意思決定
