サイボウズLiveのグループでToDoを登録したとしても、実行しなければ意味がありません。そのためにはToDoを確認して、情報を更新していくことが必要です。一つ一つのToDoを地道に“完了”させていかなければ、結局成果には結びつきません。そのために、ToDoの確認と、情報の更新方法を整理したいと思います。
check list / Artois Bibliothèques
check list / Artois Bibliothèques
①グループのトップページまたはToDoリストメニューからToDoを確認
グループのトップページは画面中央部に直近更新があった「ToDoリスト」が表示されます。ToDoの名前部分をクリックすると、当該のページに移動します。また、画面左上のイベント部分に、未完了ToDoとその件数が表示されます。クリックするとToDoリストメニューに移動します。なお、期限切れのToDoがある場合は赤字でその件数が表示されます。
ToDoリストメニューでは、ToDoのリストが表示されます。ToDoリストメニューでは、絞込みや並び替えを行うことができます。
a.絞込み
左から、担当者別、ステータス別、優先度別でToDoを絞り込むことができます。
通常はステータスが「（未完了）」のものだけが表示されるようになっています。
b.並び替え
以下の並び替えを行うことができます。一覧で確認したい場合に使用します。
・番号（降順・昇順）
・タイトル（降順・昇順）
・期日（降順・昇順）
・更新日時（降順・昇順）
・優先度（降順・昇順）
c.ToDoリスト
絞り込み、並び替えを行った結果が表示されます。
ToDoの名前部分をクリックすると、当該のページに移動します。
②ToDoにコメントを書き込む
コメント部分については掲示板とまったく同じです。「返信」や「いいね！」などの機能もそのまま使用できます。
a.コメント ：
コメントの書き込み欄。
b.添付ファイルを追加する ：
コメントに関連する添付ファイル。
25MBまでのファイルを添付できます。
本文部分と同様に、画像ファイルなどは、「本文に挿入」をクリックすると、本文中に表示することができます。
c.書き込み結果：
入力が終わったら「書き込む」ボタンをクリックします。
自動的に書き込んだコメントが新着順に下部に表示されます。
書き込まれたコメントには「いいね！」や「返信」を行うことができます。
管理者の場合は右側に「削除する」ボタンが表示され、コメントを削除することもできます。
③ToDo情報を更新する
ToDoに対応していくと、ステータスや期限などに修正することが必要になります。進捗があり次第、なるべくToDoは更新しましょう。更新には「変更する」ボタンをクリックします。なお、ToDoを誤って登録してしまった場合は「削除する」をクリックしましょう。
④最新情報を反映する
ToDoの編集画面が表示されたら、最新情報に更新しましょう。
特に、進捗があった場合はステータス部分を更新することは忘れずに。
a.タイトル ： ToDoの名称がふさわしくなければ修正、基本的には修正しません。
b.メモ ： 補足事項の追記が必要な場合は編集します。
c.添付ファイルを追加する ： 添付ファイルの追加・変更が必要な場合に編集します。
d.担当者 ： 担当者が変わった場合は、当該の担当者を選択します。
e.ステータス ： 進捗状況に合わせてステータスを変更します。
f.期限 ： 期限を延期する場合は、新しい期限を設定します。
g.優先度 ： 優先度が変更になった場合も、対応する優先度を設定します。
入力が終わったら「変更する」ボタンをクリックします。
⑤更新結果を確認する
ToDo情報の画面から更新結果を確認します。なお、ToDoの対応が終わり、ステータスを「完了」にしたとしても、コメントはいつでも入力可能です。
ステータスが完了になった場合は、トップページの「未完了ToDo」の数が減ります。期限切れToDoがなくなれば、赤字での表示もなくなります。
また、ToDoリストメニューの標準の表示からは「完了」ステータスになったToDoは表示されなくなります。表示したい場合は、絞り込み部分で「（すべて）」か「完了」を選ぶ必要があります。
