2012年4月2日月曜日

【サイボウズLive活用術】基礎編13:イベントを確認・更新 ⇒ 事前の情報共有でイベントをより濃い内容に

サイボウズLiveのグループにイベントを登録しても、実際に開催しなければ意味はありません。しかもできればイベントは内容の濃いものにしたい。そのためには、メンバーがイベント情報を確認し、事前に必要な情報は共有することが必要です。そこで、イベントの確認と情報更新の方法を整理したいと思います。

jetalone

以下、やり方です。


①グループのトップページまたはイベントメニューからイベントを確認
グループのトップページは画面中央部に直近更新があった「イベント」が表示されます。イベントの名前部分をクリックすると、当該のページに移動します。また、画面左上のイベント部分に、開催予定のイベントが向こう2週間分表示されます。クリックするとイベントメニューに移動します。


イベントメニューでは、日単位・週単位・月単位・一覧でイベントを確認できます。なおここでは、ToDoリストの情報も同時に表示されます。

日単位・週単位・月単位の表示では、当該のイベント情報をクリックすると、イベント内容が吹き出しの形で確認でき、「詳細を見る」ボタンでイベント情報の画面(②の画面)に、「変更する」でイベント情報の更新画面(③の画面に移動)に移動します。一覧では、イベント名をクリックすると当該のイベント情報の画面に移動します。

日単位での確認では、一日の時間帯別のイベント予定と参加メンバーの予定が同時に確認できます。

週単位での確認は直近一週間のグループのイベント予定と参加メンバーの予定が同時に確認できます。 

 月単位での確認は直前2週間分と向こう3週間分のグループのイベントが確認できます。

一覧では対象期間内のグループ内のイベントをリスト形式で確認できます。





②イベント情報にコメントを書き込む
イベント情報に対し、掲示板と同様にコメントを書き込むことができます。使い方は掲示板とまったく同じで、「返信」や「いいね!」などの機能もそのまま使用できます。なお、画面上部の「変更する」ボタンからイベントの変更(③の画面に移動)を、「中止する」ボタンからイベントの中止(④の画面に移動)を行うことができます。
a.コメント :
 コメントの書き込み欄。

b.添付ファイルを追加する :
 コメントに関連する添付ファイル。
 25MBまでのファイルを添付できます。
 本文部分と同様に、画像ファイルなどは、「本文に挿入」をクリックすると、本文中に表示することができます。

c.書き込み結果:
 入力が終わったら「書き込む」ボタンをクリックします。
自動的に書き込んだコメントが新着順に下部に表示されます。
書き込まれたコメントには「いいね!」や「返信」を行うことができます。
管理者の場合は右側に「削除する」ボタンが表示され、コメントを削除することもできます。



③イベント情報を更新する
イベントの開催日次や内容が変更になった場合は、イベント情報を修正する必要があります。円滑にイベントを開催するために、適宜変更が発生した場合は情報を更新しましょう。なお、開催日時が変更になった場合は必ず「更新を通知する」にチェックを入れて更新を行い、更新情報をメールでも配信します。そうしないと、更新されたことにグループの参加メンバーが気付かない可能性があるからです。
 a.日付移動 : 変更になったイベント開催日付に移動します。
 b.時間選択 : 変更になったイベント開催時間を選択します。
c.開催日時指定 : 変更になったイベント開催日時を設定します。
d.タイトル : イベントタイトルを修正します。
e.メモ : : 補足事項の追記が必要な場合は編集します。
f.添付ファイルを追加する : 添付ファイルの追加・変更が必要な場合に編集します。
g.更新を通知する : メールで更新されたことをメンバーに通知する場合にチェックを入れます。
入力が終わったら「変更する」ボタンをクリックします。



④イベントを中止する
イベント自体の開催を取りやめます。このとき、中止にすることをメンバーに通知する必要があれば「更新を通知する」にチェックを入れます。




⑤更新結果を確認する
イベント情報の画面から更新結果を確認します。なお、中止にした場合はイベントメニュー、およびトップページ左上のイベント部分では文字が灰色になって表示されます。