一つの企業の中で仕事が完結することも少なくなり、離れたところにいる仲間と一緒に仕事をする機会も増えています。となると、問題はどうやって情報共有をするか。とくにディスカッションを行うときは少々厄介。そんなときに利用できるのが、「co-meeting」です。
「co-meeting」とは ⇒ チャットでオンライン会議ができる仕組み
「co-meeting」はチャット形式で、テキストベースでのオンライン会議ができる仕組みです。離れた場所にいる仲間と会議をするとなると、今まではスカイプを利用したり、Facebookのグループを利用したりしていました。しかし、スカイプでは文字の記録が残りにくい、というよりは議事録は別途作成することが必要になりますし、Facebookのグループではスレッドが乱立して議題を見失うことも少なくありません。この「co-meeting」はテキストベースのチャットで行うため議事録作成は不要。また、スレッドを分けて同時並行で議論がでくるため、テーマを見失うリスクも軽減されます。
チャットならばオンライン会議はうまくいく？ ⇒ あくまでもシステムの話、ファシリテーションは必要
テキストベースで意見交換が可能なツールはこれまでにもありました。この「co-meeting」はそれを同時並行のチャット形式で利用できることが特徴。では「co-meeting」を利用すれば、オンライン会議はうまく行くのでしょうか。おそらく、議論が整理されることや文字で記録されることは、より良い会議にすることに貢献はします。しかし、それが全てではありません。
では、何が必要かというとやはりファシリテーションです。どんな仕組みがあっても、結局人間の感情や思考が統一されるわけでもないですし、同じ言葉でもその解釈は人によってずれてきます。また、仕組み上議論をわけることができても、議論を進めていけば関係ない話も出てくることは避けられません。テキストで情報が残るとはいえ、それがただ羅列された情報であれば後で読み返しても有用な情報とならないこともありえます。テキストベースでのオンライン会議であっても、
・議題を明確にして
・議論をしやすい場を作り
・出てきた意見に対する共通認識を確認しながら
・議論の要点をまとめていく
というファシリテーションが必要になります。もちろん、会議である以上、無限に続けても効率はあがりません。時間を切って、会議の目的を達成できるようにマネジメントすることも必要なのです。
まとめ：オンライン会議の決め手はツール×ファシリテーション
今後、働き方が多様化して在宅ワークが増えたり、副業が増えたりしていけば、オンライン会議を利用するケースは増えていくでしょう。今回紹介した「co-meeting」だけでなく、Facebook、サイボウズLiveなどのSNS、スカイプなどの通話サービスも利用される機会が増えていきます。こうしたツールを使いこなし、状況に合わせて使い分けることがオンライン会議を行ううえでは求められます。しかしこのとき、ツールに頼っていてもうまくいきません。オフラインでの会議と同様にファシリテーションが必須なのです。つまり、オンライン会議の生産性を高めるためには
・オンライン会議ツールに対するリテラシー
・ファシリテーション能力
の２つを併せ持つことが、求められるということなのです。
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