2012年4月6日金曜日

【サイボウズLive活用術】基礎編17:マイカレンダーで予定を確認 ⇒ グループのイベントもToDoも一括確認で効率よく予定管理

サイボウズLiveのマイカレンダーでは、自分個人の予定はもとより、グループのイベントやタスクも一括して確認できます。複数のグループに参加するようになると、かなり重宝してきます。そこで、マイカレンダー上での情報の確認と更新方法をここでは整理します。

手帳 / june29

以下、やり方です。


①マイカレンダーから予定を確認
マイカレンダーでは、
 ・グループのイベント
 ・グループのToDo(自分が担当になっているもの)
 ・自分で登録した予定
 ・他のユーザが自分を参加者に指定した予定
が一括して確認できます。

グループのイベントメニュー同様に日単位・週単位・月単位・一覧で予定を確認できます。また、これらに加えて新着一覧で、グループのイベントや他のユーザが登録した予定(自分が参加者に設定されている予定)も確認することができます。

日単位・週単位・月単位の表示では、当該の予定情報をクリックすると、内容が吹き出しの形で確認でき、「詳細を見る」ボタンで予定詳細情報の画面(②の画面)に、「変更する」で予定情報の更新画面(③の画面に移動)に移動します。一覧、新着一覧では、予定名をクリックすると当該の予定情報詳細の画面に移動します。

なお、週単位・月単位については画面右上の「グループイベント」のチェックを外すと、グループのイベントは非表示になります。また、表示設定で
 ・CC予定をすべて表示 : CC参加者となっている予定の表示・非表示設定
 ・タイトルを折り返して表示 : 予定のタイトルを全文見せるかどうかの設定
を指定することができます。

日単位

週単位

月単位

一覧

新着一覧



②予定情報にコメントを書き込む
予定情報に対し、掲示板と同様にコメントを書き込むことができます。使い方は掲示板とまったく同じで、「返信」や「いいね!」などの機能もそのまま使用できます。なお、画面上部の「変更する」ボタンから予定の変更(③の画面に移動)を、「中止する」ボタンから予定の中止(④の画面に移動)を行うことができます。
a.コメント :
 コメントの書き込み欄。

b.書き込み結果 :
 入力が終わったら「書き込む」ボタンをクリックします。
自動的に書き込んだコメントが新着順に下部に表示されます。
書き込まれたコメントには「いいね!」や「返信」を行うことができます。
管理者の場合は右側に「削除する」ボタンが表示され、コメントを削除することもできます。

他のユーザの予定に参加者として登録されている場合は「予定から抜ける」をクリックすると、当該の予定の参加者から外れることができます。



③予定情報を更新する
予定の開催日時や内容が変更になった場合に、予定情報を修正することができます。特に他のユーザも参加する場合は、予定を円滑に進めるために適宜変更が発生したら情報を更新しましょう。
 a.日付移動 : 変更になった予定日付に移動します。
 b.時間選択 : 変更になった予定時間を選択します。
c.開催日時指定 : 変更になった予定日時を設定します。
d.タイトル : 予定タイトルを修正します。
e.メモ : : 補足事項の追記が必要な場合は編集します。
f.共有設定 : 参加者や利用する設備を追加・変更します。
入力が終わったら「変更する」ボタンをクリックします。



④予定を中止する
予定を取りやめます。このとき、中止にすることをメンバーに通知する必要があれば「更新を通知する」にチェックを入れます。




⑤更新結果を確認する
予定情報の画面から更新結果を確認します。なお、中止にした場合はマイカレンダー上では文字が灰色になって表示されます。